ChatGPT practical workflow
ChatGPTで社内文書を確認する時の注意点｜機密情報・要約・言い換え・共有前チェック
社内文書は便利に要約できますが、契約書、顧客情報、人事情報、未公開情報が含まれる場合があります。社内ルールと権限範囲を確認してから扱います。
このページでわかること
ChatGPTで社内資料や文書を確認する前に、安全な使い方を整理したい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。
ChatGPTに任せやすいこと
- 要約、言い換え、誤字確認、構成整理をする
- 共有前チェックリストを作る
- 機密情報を伏せたサンプルで相談する
- AppsやDrive連携時の権限を確認する
人間が確認するべきこと
- 社内ルール、契約、法務確認を優先する
- 文書の共有範囲を確認する
- AIの判断を最終判断にしない
やってはいけないこと
- 社内資料を無条件に読ませる
- 契約や法務判断をAI任せにする
- 認証情報や秘密情報を本文へ残す
渡す前の伏せ方
| 含まれるもの | 置き換え方 | そのままだと |
|---|---|---|
| 取引先名、担当者名 | A社、先方の担当者、のように役割に置き換える | 相手の名前が入ったまま外部へ渡ります。 |
| 金額、数量 | 桁だけ残して丸めるか、記号にする | 条件が特定できてしまいます。 |
| 日付 | 「来月上旬」のように幅を持たせる | 案件が特定できます。 |
| システム名、サーバーの場所、接続情報 | そもそも渡さない | 調査目的であっても渡してよい情報ではありません。 |
| 組織や人事に関する記述 | 相談したい部分だけを抜き出す | 関係のない個人の情報まで渡ります。 |
置き換えの対応表は手元に持っておき、返ってきた文章を実名に戻す時に使います。対応表そのものは渡しません。
要約と言い換えで起きる社内特有の事故
社内の文書は、外向けの文章と違って、書かれていないことに意味がある場合があります。
- 要約で経緯が消える：なぜその結論になったかは、要約すると真っ先に落ちます。後から読んだ人が同じ議論を繰り返します。
- 言い換えで責任の所在がぼやける：「担当部署が確認する」が「確認が必要」に変わると、誰がやるのか分からなくなります。
- 断定が強くなる：文章を整えると、検討中のことが決定済みのように読めます。社内では特に問題になります。
- 使い回しの事故：別案件の下書きを流用すると、前の案件の固有名詞が残ります。
相談に使うのは構いませんが、社内で回す文書は、最後に自分の言葉で書き直すか、全文を読み直してから配ります。
関連ページ
FAQ
- このページは何に使いますか？
- ChatGPTで社内資料や文書を確認する前に、安全な使い方を整理したい人向けです。
- 伏せればどんな資料でも渡してよいですか。
- 社内の取り決めが優先です。伏せても、内容の組み合わせから案件が分かることがあります。
- 要約をそのまま社内に配ってよいですか。
- 経緯や責任の所在が落ちていないかを見てから配ります。整った文章ほど、検討中のことが決定済みのように読まれます。