ChatGPT practical workflow
ChatGPTでメール下書きを作る方法｜件名・本文・敬語・送信前チェック
ChatGPTはメールの件名案、本文のたたき台、敬語調整に使えます。ただし、宛先、名前、日付、金額、添付、社外秘は送信前に人間が確認します。
このページでわかること
ChatGPTでメール下書きや返信文を整理したい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。
ChatGPTに任せやすいこと
- 件名案を複数出す
- 依頼、確認、催促、謝意の本文を整える
- 短くする、柔らかくする、丁寧にする
- 送信前チェックリストを作る
人間が確認するべきこと
- 宛先、添付、日付、金額、固有名詞を確認する
- 顧客情報や社外秘をそのまま入れない
- 謝罪や契約に関わる文面は責任者が確認する
やってはいけないこと
- AI文面を確認せず送る
- 個人情報や顧客情報を無条件に貼る
- 法律や契約判断をAI任せにする
用件ごとに、先に決めることが違う
| 用件 | 先に決めること | 下書きで崩れやすい点 |
|---|---|---|
| 依頼 | 期限と、相手にしてほしい行動 | 丁寧にするほど、何をしてほしいのかが後ろに埋もれます。 |
| 断り | 理由を書くかどうか | 説明が長くなり、断ったことが伝わりません。 |
| 催促 | 状況を尋ねる形にするか、期限を出し直すか | やわらかくしすぎて、催促だと伝わりません。 |
| 謝罪 | 事実、原因、今後の対応をどこまで書くか | 原因の説明が長く、責任の所在が曖昧に読めます。 |
| 日程調整 | 候補の数と、決め方 | 候補が多すぎて、相手が選べなくなります。 |
送信前に見る順番（文面は最後）
- 宛先。似た名前の相手と取り違えていないか。返信のつもりが別のやり取りになっていないか。
- 固有名詞。会社名、担当者名、商品名。下書きでは、それらしい別の名前に置き換わっていることがあります。
- 数字と日付。金額、期限、曜日。曜日と日付が食い違っていることがよくあります。
- 添付。本文で触れたものが実際に付いているか。
- 最後に文面。丁寧さより、相手が何をすればよいか分かるかを見ます。
謝罪や契約に関わる文面は、送る前に責任者の確認を通します。文面が整っているほど、そのまま送ってしまいやすくなります。
関連ページ
FAQ
- このページは何に使いますか？
- ChatGPTでメール下書きや返信文を整理したい人向けです。
- 敬語は直してもらえますか。
- 形を整えることには向きます。ただし相手との関係や過去の経緯までは分からないため、距離感は自分で調整します。
- 顧客名を入れて相談してよいですか。
- 実名は伏せ、立場（取引先の担当者など）に置き換えて相談します。文面ができてから、自分で実名に戻します。