ChatGPT practical workflow
ChatGPTのAppsとは？Google Drive・Gmail・Calendarなどを使う時の注意点
Appsは、ChatGPT内で外部ツールやデータを参照しやすくする機能です。便利な一方で、メール、カレンダー、社内ファイルなどのアクセス範囲を確認してから使う必要があります。
このページでわかること
ChatGPTと外部ツールをつなぐ前に、権限や個人情報の扱いを整理したい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。
ChatGPTに任せやすいこと
- どのサービスに接続するか確認する
- 読み取り、検索、参照、操作の範囲を分ける
- 会社アカウントと個人アカウントを混同しない
- 接続解除や管理者設定も確認する
人間が確認するべきこと
- メール、カレンダー、社内ファイルの扱いを確認する
- 全プランで同じように使えると決めない
- 権限を広げすぎない
やってはいけないこと
- 全データへ自由にアクセスできると書く
- 無条件でメールや社内資料を読ませてよいと書く
- 具体的な認証情報を本文に入れる
つなぐ前に、渡す側を整える
接続の設定より先に資料の置き方を整えておくと、範囲を狭くしたまま使えます。
- 相談用のフォルダを作る：扱ってよい資料だけをそこに置き、接続の範囲をそのフォルダに限ります。
- 個人と仕事のアカウントを分ける：同じブラウザで両方にログインしていると、つなぐ時に取り違えます。
- ファイル名を整える：日付と内容が分かる名前にしておくと、探す指示が短く済みます。
- 古い版を分ける：更新前の資料が混ざっていると、古い内容をもとにした答えが返ります。
つないだ後、何を頼むか
探す作業と、考える作業を分けて頼むと噛み合います。
| 頼み方 | 結果 |
|---|---|
| 「先月の資料をまとめて」 | どれを指すか決まらず、関係のないものまで混ざります。 |
| 「このフォルダの中で、ある語を含む資料を一覧にして」 | 探す作業として成立し、結果を自分で確認できます。 |
| 「一覧のうち、この3件の違いを表にして」 | 考える作業として成立し、対象がはっきりします。 |
返ってきた内容は、元の資料を開いて確かめます。つながっていること自体は、中身が正しいことを意味しません。
関連ページ
FAQ
- このページは何に使いますか？
- ChatGPTと外部ツールをつなぐ前に、権限や個人情報の扱いを整理したい人向けです。
- つないだのに目的の資料が出てきません。
- 範囲とファイル名を見ます。相談用のフォルダに限って接続し、日付と内容が分かる名前にしておくと、探す指示が短く済みます。
- 一度に全部まとめてもらってよいですか。
- 探す作業と考える作業を分けます。まず一覧を出させて対象を確定してから、その中身について頼む方が噛み合います。