ChatGPT practical workflow

ChatGPTでカレンダー予定を要約する方法｜今日の予定・会議準備・空き時間確認

ChatGPTは予定の整理や会議準備メモに使える場合があります。ただし、カレンダーには個人情報、取引先情報、社外秘が含まれるため、権限と共有範囲を確認します。

このページでわかること

ChatGPTで今日の予定や会議準備を整理したい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。

ChatGPTに任せやすいこと

  • 今日の予定を要約する
  • 会議前の準備メモを作る
  • 空き時間と締切を整理する
  • 移動や前後タスクを確認する

人間が確認するべきこと

  • AppsやCalendar連携の提供範囲を公式情報で確認する
  • 予定情報を無条件に読ませない
  • 会議名や参加者情報の扱いを確認する

やってはいけないこと

  • 全カレンダーへ自由アクセスできると書く
  • 業務改善を保証する
  • 予定情報を無条件に入力する

連携せずに使う方法

カレンダーそのものを接続しなくても、要約や準備メモは作れます。連携の可否や範囲は変わるため、まずは手で渡す方法から試すと確実です。

  • 予定を書き写して渡す：時刻と用件だけを列挙します。参加者の氏名や社名は伏せて構いません
  • 出力の形を指定する：「移動が必要な予定に印」「準備が要るものだけ抜き出して」のように、欲しい形を先に伝えます
  • 空き時間を出させる：「9時から18時のうち、30分以上空いている時間帯」と頼むと、作業を入れる場所が見えます
  • 会議前のメモを作る：議題と前回の決定事項を渡し、確認すべき点を挙げさせます。決定事項そのものは自分で確認します

この方法なら、渡す情報を自分で選べるのが利点です。カレンダー全体を読ませる必要がありません。

予定情報を扱うときの注意

予定表は、扱いを間違えると影響が大きい種類の情報です。次の点に注意してください。

  1. 参加者の情報は他人のもの：会議名や参加者の氏名・社名には、自分だけの判断で外に出せない情報が含まれます
  2. 予定は行動の予測につながる：いつどこにいるかが分かる情報です。私的な予定を含むカレンダーをそのまま渡さないでください
  3. 接続の範囲を確認する：連携機能を使う場合、どの範囲まで読み書きできるかを確認します。書き込みや削除まで許可する必要はありません
  4. 会社の規程を先に確認する：業務の予定表を外部サービスへ渡してよいかは、個人の判断ではありません

要約は便利ですが、予定の抜けや時刻の取り違えが起きることがあります。実際の行動は、必ず元のカレンダーで確認してください。機能や提供範囲は変更されることがあるため、最新の内容は提供元の公式情報をご確認ください。

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