要約がどのファイルの話か分からなくなります。

一度に全部まとめず、ファイルごとに結論だけ出してから、必要なものだけを比較する順にすると混ざりません。

社内資料をそのまま渡してよいですか。

社内の取り決めが優先です。判断が付かない場合は、必要な部分だけ自分の言葉で要約したものを渡します。

ChatGPT practical workflow

Google Drive資料をChatGPTで扱う場合、連携機能の提供状況、アクセス権限、共有範囲を確認します。Drive内の全ファイルへ自由にアクセスできるとは扱いません。

Google DriveやDocs、Sheets、Slidesの資料整理をChatGPTで補助したい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。

資料を扱う時に問題になりやすいのは、中身よりも共有の設定です。次は見落としやすい点です。

設定	起きること	確認
リンクを知っている全員が閲覧できる	URLが渡れば誰でも開けます。転送されると追えません。	渡す前に、相手を限定する設定に変えます。
フォルダごと共有	後から追加したファイルまで自動的に共有されます。	資料単位で共有するか、共有用のフォルダを分けます。
コピーを渡す	元が更新されても、渡した側は古いままです。	更新が続く資料は、コピーではなく参照で渡します。
編集できる権限のまま渡す	意図せず書き換えられます。	閲覧だけで足りるかを先に見ます。

複数の資料をまとめて要約させると、どのファイルの話か分からない要約が返ってきます。次の順にすると混ざりません。

結果は元の資料と突き合わせます。特に数字と日付は、要約の文としては自然でも元と違っていることがあります。表を含む資料では、行がずれて読まれていないかも見ます。