ChatGPT practical workflow
ChatGPTで作った文書を共有する前のチェックリスト｜事実・個人情報・表現・添付
ChatGPTで整えた文書は、そのまま送る前に確認します。メール、議事録、作業報告書、社内文書は、事実と数字だけでなく、共有範囲や添付の扱いも見ます。
このページでわかること
ChatGPTで作った文書を社内外に共有する前の確認項目を整理したい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。
ChatGPTに任せやすいこと
- 事実、数字、日付、固有名詞を確認する
- 個人情報や機密情報を残していないか見る
- 添付ファイルと共有リンクの範囲を確認する
- 敬語、表現、引用、著作権の扱いを見る
人間が確認するべきこと
- 送信前に宛先と添付を確認する
- AI文書を最終版扱いにしない
- 不安がある文書は責任者に確認する
やってはいけないこと
- AI文書をそのまま送信推奨する
- 誤送信ゼロを保証する
- 法律助言として断定する
共有範囲の確認が抜けやすい
文書の中身は確認しても、届く範囲の確認は忘れがちです。ここを外すと、内容が正しくても事故になります。
- 共有リンクの権限：「リンクを知っている全員が閲覧可」は、社外に転送されれば誰でも見られる状態です。相手を指定した共有に切り替えられないか確認します
- 添付ファイルの中身：文書に貼った表の元データに、非表示の行や別シートが残っていることがあります
- ファイルの履歴とコメント：編集履歴や下書きのコメントが一緒に渡ることがあります
- 宛先：同姓の別人、返信先の全員、BCCにすべき相手がCCに入っていないか。送信ボタンの前に必ず見ます
特に社外へ出す文書は、共有範囲を先に決めてから中身を書くほうが安全です。後から範囲を絞ろうとすると、すでに広がっていることがあります。
差し戻しが起きる典型
確認したつもりでも通らない文書には、共通した型があります。事前に潰しておけば手戻りが減ります。
- 言っていないことが足されている：文章を整える過程で、約束していない期日や条件が加わることがあります。整った文ほど気づきにくい部分です
- 断定に変わっている：「〜の見込みです」が「〜します」になっていないか。責任の所在が動く変化です
- 社内の呼び方と違う：一般的な用語に置き換わって、社内で通じない文書になることがあります
- 前提が省かれている：読み手が知らない経緯を省いたまま結論だけ書くと、意図が伝わりません
不安が残る文書は、送る前に責任者や担当部署に確認してください。契約、クレーム、人事、法務にかかわる文面は、表現の問題ではなく内容そのものが問題になります。当サイトは法律上の助言を行うものではありません。判断が必要な場合は社内の担当部署や専門家にご相談ください。
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