ChatGPT practical workflow
ChatGPT社内利用ルールの作り方｜禁止情報・確認者・共有前チェックを決める
ChatGPTの社内利用ルールは、禁止だけでなく「どこまで使ってよいか」「誰が確認するか」を決めるためのものです。中小企業や個人事業でも、先に最小ルールを作ると事故を減らしやすくなります。
このページでわかること
ChatGPTの社内利用ルールや簡易ガイドラインを作りたい人向けです。 ChatGPTの機能や提供範囲は変わることがあるため、本文では断定しすぎず、確認の流れとして整理します。
ChatGPTに任せやすいこと
- 使ってよい業務と使わない業務を分ける
- 入力してはいけない情報を決める
- Apps、Connectors、Agent、ファイルアップロードの扱いを決める
- 共有前チェックと確認者を決める
人間が確認するべきこと
- 会社規程や契約を置き換えない
- 法律、医療、金融、人事の重要判断は専門家や責任者に戻す
- 運用後に実例を見て更新する
やってはいけないこと
- 法的テンプレートとして断定する
- 会社規程の代替と扱う
- 安全保証を書く
最低限これだけは決めておく
| 項目 | 決めること | 決めていないと起きること |
|---|---|---|
| 入れてはいけない情報 | 顧客情報、人事情報、契約書、認証情報などを具体名で列挙する | 「機密は入れない」だけでは、各自の判断が分かれます。 |
| 使ってよい業務 | 下書き、要約、整理など。使わない業務も書く | 毎回上長に確認が必要になり、判断が属人的になります。 |
| 公開・送信前の確認者 | 誰が、何を見るか | そのまま外に出て、後から回収することになります。 |
| 外部サービスとの接続 | つないでよい範囲と申請先 | 各自が業務データを接続してしまいます。 |
| 困った時の相談先 | 入れてしまった時の連絡先 | 報告されず、起きたこと自体を把握できません。 |
禁止事項だけのルールは続かない
- 使ってよい例を先に書く：「これは使ってよい」が最初にあると、読む人が自分の作業に当てはめられます。
- 入れてしまった時の手順を書く：責めるのではなく、報告できる道を用意します。隠されるより早く分かる方が被害が小さくなります。
- 1枚に収める：長い文書は読まれません。詳しい説明は別にして、判断に必要な部分だけを1枚にします。
- 見直す時期を書く：機能も提供範囲も変わります。半年に一度など、見直す日を先に決めておきます。
ここで作れるのは社内の運用の目安までです。会社の規程や契約の代わりにはならないため、責任者の確認を経てから配ります。
関連ページ
FAQ
- このページは何に使いますか？
- ChatGPTの社内利用ルールや簡易ガイドラインを作りたい人向けです。
- どこまで細かく書くべきですか。
- 実際に迷う場面が起きたものだけを具体的に書きます。想定だけで細かくすると、読まれない文書になります。
- 作ったものをそのまま配ってよいですか。
- 社内の運用の目安としては使えますが、規程や契約の代わりにはなりません。責任者の確認を経てから配ります。